Une à deux heures. Par jour. Sur vos mails.
Faites le calcul sur une année : ça représente plusieurs semaines de travail passées à trier, prioriser et répondre à des messages dont la moitié sont des notifications.
Aïe.
Bonne nouvelle : cette tâche est l’un des meilleurs quick wins que je connaisse en IA. Je vous montre comment je l’ai mise en place avec les tâches planifiées de Claude.
Le problème : vous triez vos mails à la main
Chaque matin, c’est le même rituel. Vous ouvrez votre boîte, vous scrollez, vous hésitez : urgent ? Pas urgent ? Ça peut attendre ? Puis vous rédigez les mêmes types de réponses, avec les mêmes tournures.
C’est de la tâche répétitive pure. Et c’est exactement ce qu’une IA fait bien.
Pour cela, il vous faut seulement trois éléments : Gmail ou Outlook, Claude, et la fonction tâches planifiées. Gmail et Outlook disposent de connecteurs prêts à l’emploi pour Claude, donc pas de développement ni de bricolage technique. J’ai déjà consacré plusieurs vidéos à la connexion de ces outils, je n’y reviens pas ici.
Ce qui m’intéresse aujourd’hui, c’est la planification. Parce que c’est elle qui transforme un outil que vous utilisez en un outil qui travaille pour vous.
Les tâches planifiées : l’IA qui bosse pendant que vous dormez
Dans Claude, vous avez le chat, que tout le monde connaît. Vous avez Cowork, qui accède aux dossiers de votre ordinateur. Et vous avez les tâches planifiées.
Le principe est simple : vous décrivez ce que vous voulez, Claude vous pose des questions, puis il exécute la mission à heure fixe. Sans que vous touchiez à quoi que ce soit.
Voici ce que j’ai dicté à Claude, à la voix, sans chercher à faire joli :
Je souhaite créer une tâche planifiée qui regarde chaque matin à 5 h tous les mails de ma boîte. Classe-les avec des libellés : urgent, modéré, faible. Pose-moi d’abord des questions sur mon métier pour adapter les priorités. Ensuite, génère des brouillons de réponse, en te basant uniquement sur ma façon d’écrire : scanne mes mails envoyés et copie mon ton.
C’est tout.
Claude a ensuite pris le relais. Il m’a posé des questions à choix multiples (je suis expert-comptable, je veux les mails des dernières 24 heures, je veux repérer les échéances et les clients existants) et j’ai simplement cliqué. Dans 80 à 90 % des cas, ses recommandations sont les bonnes.
Ce que Claude fait réellement, étape par étape
Ce qui me plaît, c’est la transparence. Claude affiche une barre de progression et vous voyez chaque étape :
- Il crée les libellés dans votre messagerie.
- Il analyse vos mails envoyés pour capter votre style.
- Il crée la tâche planifiée.
- Il vérifie que la configuration fonctionne.
Résultat : tous les matins à 5 h, la tâche se lance. Elle classe vos mails en trois niveaux de priorité. Elle rédige des brouillons uniquement pour l’urgent et le modéré. Les mails de priorité faible (notifications, spams, newsletters) n’ont pas besoin de réponse, donc pas de brouillon, pas de temps perdu.
Et vous recevez un compte rendu à chaque fois que des brouillons sont créés.
Quand vous arrivez à votre bureau, le tri est fait. Les brouillons attendent. Il ne vous reste qu’à relire, ajuster si besoin, et envoyer.
Brutal, mais libérateur.
Quel modèle choisir ? L’analogie de la voiture
Question que l’on me pose tout le temps : quel modèle Claude utiliser ? Voici ma grille, version garage.
- Sonnet 5.5 : la citadine. Elle consomme peu, elle suffit pour la ville. C’est mon modèle par défaut au quotidien.
- Opus 5.5 : la voiture de sport. Je la sors pour les tâches complexes, et pour les tâches planifiées. Pourquoi ? Parce que je configure une fois et que je n’y retouche plus. Autant mettre le meilleur moteur dès le départ.
- Fable 5 : la Formule 1. Pour les tâches vraiment très complexes. Mais attention : elle avale beaucoup de carburant. Ne la sortez pas pour trier des mails.
- Haiku : je ne l’utilise jamais. Mon avis tranché : le modèle n’est pas assez probant pour du travail professionnel.
Règle simple : ne payez pas une Formule 1 pour aller chercher le pain.
Le vrai sujet : l’écart entre vous et vos équipes
Maintenant, parlons vrai.
Ce cas d’usage, n’importe qui peut le monter en une dizaine de minutes. Votre boîte mail, votre calendrier (demandez à Claude de vous préparer un brief chaque matin à partir de votre agenda), vos routines : tout ça est automatisable dès aujourd’hui.
Alors pourquoi si peu de dirigeants le font ? Parce que se former tout seul, c’est bien, mais ça ne suffit pas. Si vous maîtrisez l’IA et que vos associés et vos collaborateurs restent sur l’ancienne méthode, vous créez un écart dans votre propre structure. Vous avancez à deux vitesses.
Et c’est ce que je constate en formation : le gain ne vient pas d’une personne qui sait, il vient d’une équipe entière qui s’équipe.
L’intelligence artificielle, c’est l’arrivée d’Internet. Personne ne revient en arrière. Personnellement, je gagne 2 à 3 heures par jour. Je ne me vois pas faire sans.
Ce qu’il faut retenir
- Une tâche planifiée Claude peut trier et prioriser vos mails chaque matin, avant votre arrivée.
- Trois niveaux suffisent : urgent, modéré, faible. Les brouillons ne concernent que les deux premiers.
- Le style compte : demandez à Claude de calquer vos mails envoyés. Un brouillon qui ne sonne pas comme vous ne sert à rien.
- Un bon modèle pour une tâche qui tourne seule : mettez Opus 5.5 pour configurer une fois et ne plus y revenir.
- Formez l’équipe, pas seulement vous.
Vous n’avez plus d’excuse. Vous êtes dans un jeu où tout le monde commence à s’équiper. Autant le faire de la bonne manière.
Et maintenant ?
Si vous voulez qu’on regarde ensemble comment appliquer ça à votre cabinet, votre agence ou votre PME, je vous offre 30 minutes d’échange. Je vous pose un maximum de questions, le but est de comprendre comment vous faire monter en compétences, vous et vos équipes : réserver un créneau.
Vous voulez le prompt complet de gestion des mails ? Écrivez-moi à contact@thefrenchbot.com, je vous l’envoie. Et chaque semaine, je décrypte ce genre de cas d’usage dans ma newsletter. Du concret, pas de spam.